De 5 bouwstenen van een goede instructie
Een goede instructie is als een goed recept: je weet wat je gaat maken, wat je nodig hebt, welke stappen je moet volgen, hoe je weet dat het gelukt is – en wat je kunt doen als het mislukt.
Daarom werken we met vijf vaste bouwstenen. Als je deze gebruikt, wordt elke instructie helder, bruikbaar en menselijk.
Doel: Wat moet de lever straks kunnen?
Begin met het eind in zicht. Wat is het doel van deze instructie?
- “Na deze stappen kun je zelf je wachtwoord resetten.”
- “Je weet hoe je een ticket aanmaakt voor een collega.”
- “Je kunt de printer opnieuw verbindingen met het netwerk.”
Een duidelijk doel helpt de lezer om te snappen waarom hij iets doet – en motiveert om door te gaan.
Context: Wat moet je eerst weten of doen?
Voordat je begint, moet je soms iets voorbereiden. Denk aan:
- “Zorg dat je bent ingelogd op je laptop.”
- “Controleer of je verbonden bent met het bedrijfsnetwerk.”
- “Deze stappen gelden alleen voor Windows-gebruikers.”
Context voorkomt frustratie. Het is alsof je zegt: “Wacht even, voordat je begint – check dit eerst.”
Stappen: Kort, actief, één per keer
Dit is de kern van je instructie. Houd het simpel:
- Gebruik actieve taal: “Klik op…” in plaats van “Er moet worden geklikt…”
- Eén actie per stap
- Nummer de stappen als ze in volgorde moeten
- Gebruik bullets als volgorde niet belangrijk is
Voorbeeld:
- Klik op het vergrootglas in de taakbalk.
- Typ “Wachtwoord wijzigen” en druk op Enter.
- Kies je account en klik op “Wijzigen”.
Controle: Hoe weet je dat het gelukt is?
Geef de lezer een manier om te checken of het gelukt is:
- “Je ziet nu een bevestiging op het scherm.”
- “De printer verschijnt weer in de lijst.”
- “Je kunt nu opnieuw inloggen met je nieuwe wachtwoord.”
Zonder controle blijft de gebruiker onzeker. Met controle voelt hij zich zeker en zelfstandig.
Hulp: Wat als het niet lukt?
Sluit af met een vangnet. Want soms lukt het gewoon niet. Geef dan aan wat iemand kan doen:
- ”Lukt het niet? Neem contact op met de Servicedesk via Teams.”
- “Zie je deze optie niet? Dan gebruik je waarschijnlijk een oudere versie.”
- “Bij twijfel: vraag een collega om even mee te kijken.”
Zo voelt de lezer zich gesteund – ook als het even tegenzit.