Omdat wij in het digitale tijdperk leven begin ik met het benoemen van digitale notities, natuurlijk kan het ook zijn dat je meer feeling hebt met notities op papier.
Digitale notities
Voordelen:
- Gemakkelijk te delen en te archiveren.
- Biedt zoekfunctionaliteit voor snelle informatieopslag en -opvraging.
- Minder kans op verlies dan papieren notities.
Tools en Tips
Gebruik notitiesoftware: Maak gebruik van tools zoals Microsoft OneNote, Everynote, Google Keep, Apple Notes of specifieke Servicedesk software met ingebouwde notitiefuncties.
Template of sjablonen: Maak vooraf sjablonen voor verschillende soorten gesprekken (bijvoorbeeld technische problemen, klachten, verzoeken om informatie). Dit zorgt ervoor dat je snel en gestructureerd notities kunt maken.
Sneltoetsen en korte zinnen: Gebruik sneltoetsen voor veelgebruikte acties (zoals opslaan, kopiëren, plakken).
Steekwoorden en korte zinnen: Noteer in steekwoorden en korte, kernachtige zinnen om tijd te besparen.
Automatische opslag en cloud synchronisatie: Zorg ervoor dat je notitiesoftware automatisch opslaat en synchroniseert met de cloud, zodat je altijd toegang hebt tot je notities, zelfs als je van apparaat wisselt.Spraak-naar-tekst: Gebruik spraak-naar-tekst functies als je snel veel informatie moet vastleggen. Dit kan vooral handig zijn bij complexe technische gesprekken.
Papieren notities
Voordelen:
- Geen afhankelijkheid van technologie.
- Soms sneller om snel te krabbelen tijdens een gesprek.
Tips:
Gebruik een vast notitieblok: Houd één specifiek notitieboek voor telefoongesprekken, zodat je altijd weet waar je notities zich bevinden.
Maak sjablonen: Maak handgeschreven sjablonen of gebruik sticky notes met vooraf opgestelde vragen en secties (zoals datum, tijd, klantnaam, probleem, oplossing).
Gebruik afkortingen en symbolen: Ontwikkel een systeem van afkortingen en symbolen om snel te kunnen schrijven. Bijvoorbeeld: “KP” voor “klantprobleem”, “OT” voor “Oplossing te testen”.
To-do lijstjes: Gebruik to-do lijstjes om actiepunten op te schrijven die je na het gesprek moet ondernemen.
Overzetten naar digitaal: Zet na het gesprek belangrijke notities over naar een digitaal systeem voor langdurige opslag en gemakkelijke toegang.
Algemeen
Actief luisteren en samenvatten: Zorg ervoor dat je actief luistert en de klant samenvat, zodat je zeker weet dat je de juiste informatie noteert.
Houd het kort en bondig: Noteer alleen de belangrijkste punten en details die je nodig hebt om het probleem op te kunnen lossen of de vraag te beantwoorden.
Structuur aanhouden: Houd een consistente structuur aan in je notities. Dit helpt bij het teruglezen en begrijpen van je aantekeningen op een later moment.